Araç kiralama sözleşmesi: maddeler, teslim tutanağı ve dijital imza
Araç kiralamada tartışmaların çoğu üç noktada çıkar: aracı kimin kullandığı, aracın teslim ve iade anındaki durumu ve kiralama süresince doğan masrafların kime ait olduğu. İyi hazırlanmış bir sözleşme ve tutanaklar bu soruların cevabını baştan verir.
Bu rehber kiralama firmaları ve araç kiralayan kişiler için hazırlandı. Sözleşmede bulunması gereken bilgileri, sık kullanılan maddeleri ve EPARAF'ın oto kiralama modülünde sürecin nasıl işlediğini anlatıyoruz.
Araç kiralama sözleşmesi nedir?
Araç kiralama sözleşmesi, kiraya verenin bir motorlu aracı belirli bir süre için kiracının kullanımına bıraktığı, kiracının da bunun karşılığında kira bedelini ödediği bir kira sözleşmesidir. Türk Borçlar Kanunu'nun genel kira hükümlerine (TBK md. 299 ve devamı) tabidir; kanun özel bir şekil şartı aramaz.
Kiracı tüketici, kiraya veren ise ticari faaliyet yürüten bir firma olduğunda 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun da devreye girer. Önceden hazırlanmış standart sözleşmelerde tüketici aleyhine dengesizlik yaratan ve müzakere edilmemiş şartlar haksız şart sayılır ve kesin olarak hükümsüzdür (TKHK md. 5). Bu yüzden sözleşme maddelerinin açık, ölçülü ve anlaşılır yazılması firmanın da yararınadır.
Sözleşmede bulunması gereken bilgiler
- Kiraya veren firma
- Unvan, vergi numarası, adres ve yetkili kişi.
- Kiracı ve sürücüler
- Kiracının kimlik ve iletişim bilgileri; aracı kullanacak tüm sürücülerin ad soyad, ehliyet sınıfı, ehliyet numarası ve ehliyet tarihi. Ek sürücüler ayrıca yazılmalıdır.
- Araç
- Marka, model, plaka, şasi numarası, yakıt türü, teslimdeki kilometre ve yakıt seviyesi.
- Süre ve yer
- Teslim alma ve iade tarihleri, saatleri ve adresleri; gecikmede uygulanacak ücret.
- Bedel ve teminat
- Günlük veya toplam kira bedeli, ek hizmetler, depozito ya da kart provizyonu ve iade koşulları.
- Kullanım koşulları
- Kilometre sınırı, yurt dışına çıkış, şehir dışı kullanım, araçta sigara ve evcil hayvan kuralları, aracın üçüncü kişilere kullandırılmaması.
- Sigorta ve hasar
- Zorunlu trafik sigortası ve varsa kasko bilgileri, hasar muafiyet tutarı, kaza ve arıza anında izlenecek yol.
Araç kiralama sözleşmesi örneği: önemli maddeler
Aracı kim kullanabilir?
“Araç yalnızca sözleşmede adı yazılı ve ehliyeti kontrol edilmiş sürücüler tarafından kullanılabilir.” Bu madde, sigorta kapsamı açısından da kritiktir: sözleşmede yazmayan birinin kullanımı sırasında doğan hasarlarda sigortanın ödeme yapmaması riski vardır.
Trafik cezaları, köprü ve otoyol geçişleri
Kiralama süresince yapılan geçişlerin ve trafik cezalarının nasıl yansıtılacağı açıkça yazılmalıdır. Bazı tebligatlar araç sahibine yapıldığından, firmanın cezayı hangi belgeyle ve hangi süre içinde kiracıya bildireceğini belirlemek tartışmayı önler.
Hasar ve muafiyet
Kiracının kusurundan doğan hasarlarda sorumluluğun sınırı (muafiyet tutarı), alkollü veya ehliyetsiz kullanım gibi sigortanın kapsamadığı durumlar ve hasar tespitinin nasıl yapılacağı yazılmalıdır. Olağan kullanımdan kaynaklanan aşınma kiracıdan istenmemelidir.
Yakıt ve kilometre
“Araç, teslim alındığı yakıt seviyesinde iade edilir; eksik yakıt, ilan edilen birim fiyat üzerinden faturalandırılır.” Günlük veya toplam kilometre sınırı varsa aşım ücreti de belirtilmelidir.
Teslim ve iade tutanağı neden önemli?
Araç kiralamadaki en yaygın anlaşmazlık, bir çizik veya göçüğün kiralama öncesinde mi sonrasında mı oluştuğudur. Bunun en etkili çözümü, teslim ve iade anında aracın her yönden fotoğraflandığı, kilometre ve yakıt seviyesinin kaydedildiği ve iki tarafın da onayladığı tutanaklardır.
Tutanakta tarih ve saat bilgisinin güvenilir olması önemlidir. Fotoğrafların sözleşmeye bağlı olarak saklanması, sonradan değiştirilemediğinin gösterilebilmesi ve tarafların onay anının kayıt altında olması delil değerini artırır.
EPARAF ile araç kiralama sözleşmesi nasıl yapılır?
EPARAF'ın oto kiralama modülü kiralama firmaları için tasarlanmıştır: sözleşmeyi kurumsal hesap (kiralama firması) oluşturur, bireysel veya kurumsal kiracı paylaşım koduyla katılır.
- 1Firma, filosundaki aracı kaydeder ve kiralama koşullarını (süre, bedel, teslim yeri, kullanım şartları) girerek sözleşmeyi oluşturur.
- 2Kiracıya 8 haneli paylaşım kodu iletilir. Kiracı katılım sihirbazında kendi ve ek sürücülerin bilgilerini girer, ehliyet görsellerini yükler. Ehliyet üzerindeki ad soyad, hesap sahibinin bilgileriyle karşılaştırılır.
- 3Kiracı adımları tamamlanmadan hiçbir taraf imza atamaz; sürücü bilgileri imza atıldıktan sonra değiştirilemez.
- 4Taraflar SMS kodunu onaylayarak kendi imzalarını atar. İmzalı belge dondurulur ve zaman damgası alınır.
- 5Teslimde ve iadede fotoğraflı tutanak oluşturulur. İade tutanağı onaylandığında sözleşme sona erer ve ayrı bir sona erme kaydı üretilir.
Ehliyet ve teslim fotoğrafları
Ehliyet ve teslim fotoğrafları herkese açık bağlantılarla paylaşılmaz; yalnızca yetkili taraflara kısa süreli, imzalı bağlantılarla gösterilir.
Kiralama firmaları için kontrol listesi
- Her sürücünün ehliyetini, ehliyet sınıfını ve yaş/ehliyet süresi şartını kontrol edin.
- Sözleşmede adı geçmeyen kişilerin aracı kullanamayacağını açıkça yazın.
- Teslim ve iadede fotoğraf, kilometre ve yakıt seviyesini kayıt altına alın.
- Depozito veya provizyonun ne zaman ve hangi kesintilerle iade edileceğini belirtin.
- Ceza ve geçiş ücretlerinin yansıtılma usulünü yazın.
- Tüketicilerle yapılan sözleşmelerde maddeleri açık ve dengeli tutun.
Sık sorulan sorular
Araç kiralama sözleşmesi dijital olarak imzalanabilir mi?
Evet. Araç kiralama sözleşmesi için kanun özel bir şekil öngörmez; taraflar sözleşmeyi dijital ortamda kurabilir. EPARAF'ta her taraf SMS doğrulamasıyla kendi imzasını atar, imzalı belge zaman damgasıyla saklanır.
Bireysel kullanıcılar EPARAF'ta araç kiralama sözleşmesi oluşturabilir mi?
Oto kiralama modülünde sözleşmeyi yalnızca kurumsal hesaplar (kiralama firmaları) oluşturabilir. Bireysel kullanıcılar firmanın paylaştığı kodla kiracı olarak katılır.
Ek sürücü nasıl eklenir?
Kiracı, katılım sihirbazında ek sürücülerin bilgilerini ve ehliyet görsellerini girer. Sözleşme imzalandıktan sonra sürücü listesi değiştirilemez; yeni bir sürücü gerekiyorsa yeni sözleşme yapılır.
Teslim tutanağı sözleşmenin parçası mı?
Teslim ve iade tutanakları sözleşmeye bağlı olarak saklanır ve fotoğraflar, kilometre ve yakıt bilgisini içerir. İade tutanağının onaylanmasıyla sözleşme sona erer.
Trafik cezaları kime aittir?
Kiralama süresince kiracının kullanımından doğan cezaların kiracıya yansıtılması yaygın bir uygulamadır; ancak bunun usulü sözleşmede açıkça yazılmalıdır. Tebligatın kime yapıldığına göre süreç değişebileceğinden firmalar bildirim yöntemini belirlemelidir.
Araç kiralama sözleşmesi için noter gerekir mi?
Hayır, araç kiralama sözleşmesinin noterde yapılması zorunlu değildir. Aracın satışı ise farklı bir işlemdir ve resmî prosedüre tabidir.
Kiralama sözleşmelerinizi dijitale taşıyın
Kurumsal hesabınızı açın, aracınızı ekleyin ve kiracılarınızı kodla davet edin. Teslim ve iade tutanakları sözleşmeyle birlikte saklansın.
Kurumsal hesap oluştur